Belgeci.com – Bilgi Paylaştıkça Çoğalır

İşyerlerindeki telefon trafiğinde yapılan en büyük hata, arayanları dinlemeden 3 hatta 4-5 kişiye art arda bağlamak. ‘Hayır’, ‘Olmaz’ gibi yanıtlar da olumsuz bir imaj yaratıyor. Bunun yerine, ‘Elbette, ancak…’ gibi açıklama içeren pozitif ifadeler kullanmaya dikkat etmeli.

‘Cemal Bey’le görüşebilir miyim?’ sorusuna ‘Maalesef efendim. Zira toplantı halinde. Öğleden sonra deneyin’ yanıtını veriyorsanız, telefon konuşmanızda hiç de doğru bir imaj yaratmıyorsunuz.

Olumlu bir imaj için, telefon konuşmalarında ‘Hayır’, ‘Olmaz’ gibi olumsuz sözlerden kaçınıp, ‘Elbette. Ancak şu an toplantı halinde. Sanırım öğleden sonra müsait olacaklar” gibi pozitif ifadeler kullanmak gerekiyor. Çalışanların, aynı zamanda kurumlarını da temsil ettikleri telefon görüşmelerinin de kuralları var. Uzmanlar, nazik ve doğru bir imaj yaratabilmek için şu tavsiyelerde bulunuyor:

* Telefon açıldığında ‘günaydın, iyi günler’ gibi ifadelerle karşı tarafı selamlayın. Kendinizi ve işletmeyi tanıtın.

* Gülümseyerek konuşun. Beden diliniz ses tonunuza yansıyacaktır.

* Enerji belirtisi olarak telefona en geç 3 zil sesi süresi içinde cevap verilmeli.

* Telefon konuşmasını arayan kişinin bitirmesini beklemeli.

Telefon görüşmelerinde yapılmaması gerekenler ise şöyle:

* Arayanın ihtiyacını tam anlamadan 3 hatta 4-5 kişiye art arda bağlamak.

* Sözü uzatmak, parantez içinde parantez açmak.

* İsim vermemek, ne için aradığını söylememek.

* Telefonda ‘Hayır’, ‘Olmaz’ gibi sözler söylemek. Bu tarz sözler yerine ‘Elbette ancak’ türü pozitif İfadeler kullanmak gerekiyor.

VEYSEL KEBİROĞLU